Velkommen som ny prostilagsleder!
Takk for at du har tatt på deg dette vervet for og blant våre medlemmer.

Her er noen ting vi vi vil minne deg på i oppstarten:

• Meld fra at det nå er deg som er tillitsvalgt på din arbeidsplass. Disse skal ha beskjed:
  • Medlemmene. Oppdaterte medlemslister får du ved å henvende deg til sekretariatet på [email protected] 
  • Prosten
  • Medbestemmelsesutvalget og stiftsstyret i bispedømmet
  • Sekretariatet 
• Pass på å få god overlapping med din forgjenger.
• Les denne håndboken nøye og gjør deg kjent med spirprofesjon.no
• Les deg opp på avtaleverket som gjelder ditt tariffområde. 
• Forvalter lokallaget egen økonomi? Sjekk med kasserer om det er nødvendig med endring av kontaktinfo eller flytting av konto.

Som tillitsvalgt er du sentral i foreningens arbeid for medlemmene. Ikke nøl med å ta kontakt med sekretariatet eller stiftsstyret. Vi er her for deg – sammen tar vi vare på medlemmene.

Prostilaget består av de medlemmene i prostiet som er ansatt i rettssubjektet Den norske kirke, jf. Spirs vedtekter § 15.6). 

Medlemmer ansatt i kirkelige fellesråd i prostiet tilhører lokallag for fellesråd.

Medlemmene i rDnk og kirkelig fellesråd i et prosti kan bli enige om at de ønsker felles lokallag. Dette meldes inn til stiftsstyret, jf Spirs vedtekter § 15.7. Les mer om ulike lokallag her.

Prostilagets oppgaver, jf. Spirs vedtekter § 15.3

1. Avholde møte minst en gang hvert halvår.
2. Peke ut tillitsvalgte.
3. Velge en leder for lokallaget blant de tillitsvalgte.
4. Avgi høringsuttalelser i saker forelagt av organisasjonenes regionale og sentrale ledd.
5. Behandle andre saker forelagt av stiftsstyret, tariffutvalg, fagutvalg, sentralstyret eller landsstyret.
6. Behandle saker av lokal interesse. 

Prostilaget må velge minst en tillitsvalgt. Denne kalles prostilagsleder eller lokal tillitsvalgt. Det kan også velges flere medlemmer til prostilagsstyret (normalt inntil 3 personer, avhengig av antall prester i prostiet).

Styrets oppgaver, jf. Spirs vedtekter § 15.4:
Styret i lokallaget er ansvarlig for at det holdes møter i lokallaget (inkludert årsmøte) og ivaretar forhandlinger og medbestemmelse etter gjeldende lov og avtaleverk.

For å kunne gjøre en best mulig jobb som styre er det viktig at dere setter dere inn i avtaleverket som setter rammer for oppgaven deres. Se mer om dette under «Avtaler og rammeverk for tillitsvalgtarbeidet». Det er også viktig at dere kjenner til de lovene og avtalene som har betydning for deres medlemmer.

Prostilagsstyret er dessuten den organisatoriske linken mellom medlemmene og Spir regionale og sentrale organer, der en viktig oppgave er å formidle videre saker og spørsmål fra medlemmene.

Se også punktene

• «Prostilagsstyrets oppgaver på arbeidsplassen»
• «Prostilagsstyrets oppgaver i Spir»

På arbeidsplassen har prostilagsstyret ansvar i to retninger: Kontakt med og støtte for medlemmene, og møter og dialog med arbeidsgiver. Når tillitsvalgte/styret møter arbeidsgiver i kontaktmøter taler de på vegne av alle medlemmene.

I møte med arbeidsgiver
Samspillet med arbeidsgiver er regulert av Hovedavtalen for KAs tariffområde.

• Kontaktmøter/medbestemmelsesmøter – normalt skal det være minst to kontaktmøter per semester. Her møtes arbeidsgiver og tillitsvalgte for å informere hverandre om aktuelle saker, og drøfte temaer som angår de ansatte.
  Les mer under «Kontaktmøter».
• Ad hoc-møter, løpende dialog. Siden det kan gå lang tid mellom kontaktmøtene er det også viktig at partene har løpende dialog om det som angår de ansatte. Dersom dialogen resulterer i en drøfting eller enighet vil det være nyttig å få skriftliggjort dette i et referat, og evt. løfte saken inn i et formelt kontaktmøte.
• Studiearbeid – De ansattes mulighet for etter- og videreutdanning er et viktig tema for Spirs medlemmer og dermed for prostilagsstyrets dialog med arbeidsgiver. På prostinivå drives også studiearbeid på arbeidsplassen. Husk da på at det er mulig å få studiestøtte gjennom Akademisk studieforbund (AKS). Forutsetningen er at Spirs lokallag står som arrangør. Les mer under «Studiearbeid».

I møte med medlemmer

• Lokallagsmøter – styret er ansvarlig for at det avholdes minst ett lokallagsmøte i semesteret. Det er et viktig kontaktpunkt med medlemmene!
• Støtte til enkeltmedlemmer – når enkeltmedlemmer har behov for bistand er lokale tillitsvalgte det naturlige første kontaktpunktet. Som tillitsvalgte på arbeidsplassen kan prostilagsstyret for eksempel være bisittere i møte med arbeidsgiver, eller rette krav og forespørsler til arbeidsgiver på vegne av medlemmet.
• Lytte til det som rører seg lokalt – og melde fra til arbeidsgiver, og videre i Spir når det er saker som er av allmenn interesse.
• Verve nye medlemmer – ta kontakt når dere får en ny kollega og hør om vedkommende er eller ønsker å bli medlem av Spir.
• Samarbeid med vernetjenesten – Se mer om dette under «Forholdet mellom tillitsvalgte og vernetjenesten»

Leder i prostilaget er kontaktpersonen som både stiftsstyret, medbestemmelsesutvalget og Spir sentralt henvender seg til når de vil ha kontakt med prostilaget

Det er derfor viktig at det meldes inn, både til det aktuelle stiftsstyret og medbestemmelsesutvalget, og til sekretariatet når det skjer endringer i sammensetningen av prostilagsstyret/valg av nye tillitsvalgte.

Prostilagsstyrets oppgaver i Spirs organisasjon er

• Bistå medlemmer. Når et medlem trenger assistanse er det viktig at de tillitsvalgte hjelper til med å sette vedkommende i kontakt med rette instans.
• Holde seg oppdatert på den informasjonen som kommer fra andre organer i Spir eller sekretariatet. Gjør dere kjent med spirprofesjon.no og aktuelt avtaleverk for deres område. Les informasjonsbrev og andre eposter som kommer fra Spir sentralt og aktuelt stiftsstyre og medbestemmelsesutvalg.
• Holde styremøter, og sende møtereferatet til aktuelt stiftsstyre og medbestemmelsesutvalg.
• Arrangere møter for lokallaget minst en gang hvert halvår. Sørge for at det føres referat fra dette og sende dette til aktuelt stiftsstyre og medbestemmelsesutvalg.
• Rekruttere medlemmer. Spir er den fagforeningen som organiserer langt de fleste prester, diakoner og undervisningsansatte i kirken. Mer enn 80 % av prestene er medlem hos oss, dette gjør oss til den ledende fagforeningen for prester. Lokallaget oppfordres til å drive aktiv rekruttering av nye medlemmer, slik at vi fortsatt kan være prestenes stemme i kirken.

• Arrangere årsmøte. Sørge for at det føres protokoll og at denne sendes til aktuelt stiftsstyre og medbestemmelsesutvalg/tariffutvalg/fagutvalg.

  • Årsmøtet forberedes av prostilagsstyret og behandler følgende saker:

    • Årsmelding fra styret
    • Regnskap, dersom lokallaget har egen økonomi (se for øvrig eget punkt om økonomi i lokallaget lenger ned)
    • Innkomne saker fra medlemmene
    • Innkomne saker fra Spir sentralt, samt andre saker av lokal interesse
    • Valg av tillitsvalgte og prostilagsstyre
• Ha kontakt med aktuelt stiftsstyre og medbestemmelsesutvalg om aktuelle saker.
• Delta på stiftsårsmøte/årsmøte i bispedømmet. Dette møtet er for alle medlemmer, men det er særlig viktig at prostilagsleder/styret deltar.
• Avgi høringsuttalelser i saker forelagt av aktuelt stiftsstyre.

Kurs for tillitsvalgte

Din kompetanse som tillitsvalgt er nøkkelen til godt arbeid for og blant Spirs medlemmer. Leder i prostilaget inviteres til kurs/tillitsvalgtopplæring på ulike arenaer i løpet av året. Det kan være felleskurs i samarbeid med arbeidsgiver, eller kurs i Spirs regi. Kursene kan også finne sted i tilknytning til andre møtepunkter (f.eks. årsmøte). Det forventes at prostilagsleder deltar på kurs når disse tilbys, så langt det lar seg gjøre. Dersom leder ikke selv kan delta kan andre fra styret/prostilaget delta i stedet. Følg med på informasjon fra aktuelt stiftsstyre og Spir sentralt. Oversikt over kurs for tillitsvalgte finnes her.

Generalforsamling hvert tredje år

Til generalforsamlingen velges det ett antall delegater per stift. Prostilagsstyret/tillitsvalgt bør ta ansvar for at prostilaget drøfter sakene til GF, slik at stiftsstyret og stiftets delegater vet hva medlemmene mener om ulike saker. Prostilaget har også mulighet til å å melde saker til GF.

Referater og arkivering

Det skal føres referat fra møter i prostilaget, prostilagsstyret og årsmøtet. Disse referatene sendes til aktuelt stiftsstyre/medbestemmelsesutvalg.

Referat fra kontaktmøter prostinivå skal også sendes til medbestemmelsesutvalget.

Det er en fordel å ta vare på dokumenter elektronisk, gjerne også kommunikasjon med arbeidsgiver. Dette kan f.eks. lagres i en egen mappe slik at det er enkelt å overføre til ny prostilagsleder.

I mappen kan det også lagres ressurser som sendes ut fra Spir i forbindelse med kurs eller annet. 

Ved skifte av tillitsvalgte

Etter at lokallaget har utpekt tillitsvalgte, skal arbeidsgiver og Spir ha beskjed om hvem som har gått ut av verv og hvem som er valgt.

Spir ønsker at slik beskjed gis både til aktuelt stiftsstyre/medbestemmelsesutvalg og til sekretariatet.

Medlemslister

Oppdaterte medlemslister kan fås ved å henvende seg til sekretariatet. Slike lister er personsensitiv informasjon som må lagres forsvarlig, listene skal ikke deles med andre og du må ha rutiner for å slette dem jevnlig. 

Medlemsrekruttering

Ta gjerne kontakt med nytilsatte kolleger for å ønske dem velkommen, presentere deg som tillitsvalgt og høre om de er eller ønsker å bli medlem i Spir. Du kan også forhøre deg med sekretariatet på forhånd for å sjekke om en ny kollega er medlem.

Hvorfor bli medlem - og lenke til innmelding finner du her: https://spirprofesjon.no/mitt-medlemskap/bli-medlem/ 

Som tillitsvalgt har du tatt på deg en rolle der du representerer andre enn deg selv personlig. Du skal ivareta medlemmenes interesser både i enkeltsaker og kollektive saker. Du har også et ansvar knyttet til det kollegiale fellesskapet medlemmene imellom.

Vi har samlet noen tips og råd som kan være nyttige:

• Vær seriøs, saklig og konstruktiv, samtidig som du ved behov må si tydelig ifra om uheldige forhold.
• Vær varsom med å synse om forhold du ikke kjenner godt nok, og sørg for at det du sier har dekning i lov- og avtaleverk.
• Husk at formen ting sies og gjøres på har mye å si for samarbeidsklima og mulighetene for å nå frem med argumentasjonen din.
  • I personalkonflikter er det spesielt viktig ikke å gå for bombastisk ut. Dette låser lett en konflikt og kan bidra til at det blir vanskelig å nå en forsoning.
  • Søk gjerne råd hos stiftsstyreleder eller arbeidslivsavdelingen i sekretariatet før du går inn i denne typen konflikter.
• Sørg for at henvendelser og viktige ting blir skrevet ned slik at forholdet er dokumentert for fremtiden.
• Kunnskap er makt! Tenk gjennom andre parters/motparts behov og ønsker. Hva vil komme av krav og argumentasjon? Hvordan kan du svare saklig på dette og eventuelt ha konstruktive motforslag eller alternativ? Bygg allianser og tenk konsekvenser før du handler!
• Vit hva du selv ønsker å oppnå, og hvilke alternativer du kan se deg fornøyd med.
• Forberedelse er alfa og omega! Still alltid så godt forberedt som mulig og ikke gå inn i noe du ikke føler du har kontroll på konsekvensene av.
  • Be om betenkning eller svarfrist på vanskelige spørsmål.
  • For ting som må tas stilling til der og da, kan du be om en liten pause hvor du kan diskutere spørsmålet internt eller ringe andre som kan bidra med råd og veiledning, for eksempel arbeidslivsavdelingen i sekretariatet.

Som tillitsvalgt er du en av Spirs viktigste ressurser! Vi ønsker derfor å gi deg det du trenger av støtte for å skjøtte vervet på en god måte. Det gjør vi hovedsaklig gjennom fire kanaler:

• Informasjon – Vi legger ut informasjon som gjelder ditt område på spirprofesjon.no. Det finnes også en felleskategori med informasjon vi tror er spesielt nyttig for tillitsvalgte. Den heter «Informasjon til deg som er tillitsvalgt» og du finner den i øverste fane på spirprofesjon.no med navnet "for tillitsvalgte". I tillegg sendes det epost til medlemmer og tillitsvalgte når nye og viktige endringer skjer.
• Kursing – Kurs tilbys på flere arenaer: Det kan være felleskurs i samarbeid med arbeidsgiver, eller kurs i Spirs regi. Kursene kan også finne sted i tilknytning til andre møtepunkter (f.eks. årsmøte) eller elektronisk. Det forventes at tillitsvalgte deltar på kurs når disse tilbys, så langt det lar seg gjøre.
  Oppdatert informasjon om kurstilbudet finner du her.
• Kontakt med medbestemmelsesutvalget i bispedømmet er en viktig arena for å hente støtte og råd som lokal tillitsvalgt.
• Sekretariatet – Vi er her for deg. Er det noe du lurer på, vil vi veldig gjerne høre fra deg. Vi kan gi deg råd i forbindelse med konkrete spørsmål eller enkeltsaker, og hjelpe deg å finne fram i jungelen av lov og avtaleverk.

Tillitsvalgtarbeidet bygger på avtaler som er inngått sentralt på ditt tariffområde og lokalt/regionalt i din virksomhet. Avtalene skal følges av begge parter, dvs både arbeidsgiver og arbeidstaker/arbeidstakers tillitsvalgte.

Hovedavtalen (HA) regulerer forholdet mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte. Den setter rammer for medbestemmelsen og hvilke rettigheter og vilkår som gjelder for deg som tillitsvalgt.
For Dnk (rettssubjektet) er det også inngått tilpasningsavtale for medbestemmelsen på ulike nivåer i virksomheten.

Hovedtariffavtalen (HTA) inneholder bestemmelser som lønn og diverse tillegg (f.eks. kvelds- og helgetillegg) og ytelser, samt noen andre arbeidsvilkår.

Særavtaler om ulike bestemmelser og arbeidsvilkår kan inngås innenfor et tariffområde eller i en virksomhet. Slike særavtaler er hjemlet i HA/HTA og underordnet disse. En særavtale kan altså ikke gå på tvers av bestemmelser i HA eller HTA. Særavtaler gjelder for de arbeidstakergruppene som er nærmere bestemt i avtalen.

Du finner både HA (og tilpasningsavtalen), HTA og særavtaler for Den norske kirke her.

Ufravikelighet
Tariffavtalene er ufravikelige. Det vil si at det ikke er mulighet for å avtale seg bort fra bestemmelsene i den tariffavtalen man er bundet av, verken til gunst eller skade for arbeidstakeren.

Dersom tariffavtalen skal kunne fravikes, må den selv gi grunnlag for dette. Den kan for eksempel ha oppstilt minimumsbestemmelser for arbeidstakerne. Tariffavtalen tillater da fravikelse til gunst for arbeidstakeren (men fremdeles ikke fravikelse til skade for arbeidstakeren).

Bestemmelser om tillitsvalgtes rettigheter finnes i hovedavtalens § 9 og i tilpasningsavtalen for rettssubjektet Den norske kirke. 

Rutine for lokale kontaktmøter
De nasjonale partene i rettssubjektet Den norske kirke har laget en rutine for lokale kontaktmøter, slik at prost og lokale tillitsvalgte har et godt utgangspunkt for samarbeidet. I rutinen står det blant annet om hvor ofte det skal være kontaktmøter og hvilke saker som kan og skal drøftes der. 

Vervet som tillitsvalgt
Vervet som tillitsvalgt er en viktig rolle i det demokratiske arbeidslivet. Det å være tillitsvalgt og gjøre tillitsvalgtoppgaver skal likestilles med vanlig arbeid.

Med litt ulike ord uttrykkes det at det skal gis tjenestefri med lønn for å skjøtte vervet. Utgangspunktet er altså at tillitsvalgtes oppgaver skal utføres i arbeidstiden, hvilket også er en klar anerkjennelse av arbeidet.

Rett til fri for å delta i møter i organisasjonen
Ut over behovet for tjenestefri på arbeidsstedet for å ivareta oppgavene som tillitsvalgt, er det behov for å delta på møter i Spirs organisasjon og tillitsvalgtopplæring. Hovedavtalen i KA hjemler rett til fri med lønn for møter i styrende organer i tillitsvalgtes forbund og organisasjonsfaglige kurs, og uten noen begrensning i antall dager det gis lønnet fri.

Slik permisjon ikke kan nektes uten «tvingende grunn». Det er med andre ord slik at det faktisk kan oppstå situasjoner der fraværet vil ha alvorlige eller driftsforstyrrende konsekvenser i den grad at arbeidsgiver har rett til å si nei, men det skal mye til.

Husk å søke fri i god tid, da har arbeidsgiver mulighet til å områ seg, og om nødvendig skaffe vikar. Dette reduserer sjansen for at det oppstår tvingende årsaker som kan lede til avslag på søknaden.

Uenighet?
Hovedinntrykket er at tillitsvalgtarbeidet fungerer godt innenfor rammer preget av gjensidig respekt og med høy grad av anerkjennelse. Det hender vi får henvendelser på grunn av uoverensstemmelser som angår særlig tidsbruken for tillitsvalgte, men spørsmålene har i hovedsak funnet sin omforente løsning. Dersom dere ikke greier å komme til enighet lokalt, anbefaler vi at sekretariatet kontaktes for bistand.

Arbeidstakerne har rett til medbestemmelse på arbeidsplassen, denne retten utøves som regel av de tillitsvalgte. Medbestemmelse handler om retten til å delta i beslutninger som berører de ansattes arbeidssituasjon. Medbestemmelsen innebærer i praksis at arbeidsgiver må lytte til de ansatte før de utøver sin myndighet og fatter avgjørelser som får betydning for de ansatte. Medbestemmelse i arbeidslivet kan skje gjennom gjensidig informasjon, drøftinger og til en viss grad forhandlinger.

Det er arbeidsgiver som til slutt fatter beslutningene. Dette kalles arbeidsgivers styringsrett, et ulovfestet prinsipp som uttrykker at arbeidsgiver har rett til å lede og fordele arbeidet. 

I kontaktmøtene mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte skal partene gjensidig informere hverandre om viktige saker og drøfte saker som har betydning for de ansatte.

Fordi rettssubjektet Den norske kirke er en landsdekkende virksomhet med flere ulike enheter og nivåer er det inngått en tilpasningsavtale til Hovedavtalen for medbestemmelsen.

Spirs medbestemmelse i Dnk(r) utøves  på tre nivå: nasjonalt nivå, regionalt nivå og lokalt nivå. Kirkerådets direktør møter sentrale tillitsvalgte; biskopen og stiftsdirektøren møter medbestemmelsesutvalget; og prosten møter tillitsvalgte på prostinivå.

I følge Hovedavtalen og tilpasningsavtalen har tillitsvalgte på alle nivå rett på informasjon og drøfting gjennom kontaktmøte minst to ganger per halvår og ellers når en av partene ber om det.

Eksempler på saker som hører til i kontaktmøtet på forskjellige nivå (ikke uttømmende):

Sentralt nivå (sentralstyret – Kirkerådet):

• særavtaler for virksomheten
• administrative bestemmelser og rutiner for virksomheten
• personalreglement
• budsjett og regnskap for Dnk(r)
• sentrale lønnsoppgjør

Regionalt nivå (stiftsstyre-biskop):

• prostigrenser
• endringer i kirkelig betjening og instruks for stillinger
• opprettelse og nedleggelse av stillinger
• utlysning av stillinger
• omstillingsprosesser
• bispedømmets budsjett og regnskap
• lokale lønnsforhandlinger

Lokalt nivå (lokallagstyre-prost):

• arbeidsplaner og vikarspørsmål
• budsjett/regnskap velferdsmidler
• studiearbeid
• kompetanseutvikling i prostiet
• HMS-saker
• kontorforhold

Gjensidig informasjon skjer skriftlig og muntlig i god tid fra sak til sak, og gjennom kontaktmøter etter nærmere avtale mellom arbeidsgiverparten og de tillitsvalgte.

De tillitsvalgte skal til enhver tid ha adgang til å gjøre seg kjent med dokumenter vedrørende aktuelle saker som omfattes av medbestemmelsesretten. De tillitsvalgte på lokalt nivå skal gis anledning til å bruke kontorteknisk utstyr, som kopieringsmaskiner, datautstyr og interne distribusjonskanaler for den informasjon de finner nødvendig å gi medlemmene.

De tillitsvalgte skal motta informasjon og bli tatt med i drøftingen av saker på et så tidlig tidspunkt at deres innspill reelt sett kan inngå i beslutningsgrunnlaget.

Fra arbeidsgiversiden møter prosten og eventuelt prostesekretæren. Fra Presteforeningen møter 1-3 personer fra lokallagsstyret.

Rutine for lokale kontaktmøter
Det sentrale kontaktmøtet i rDnk har vedtatt en rutine for lokale kontaktmøter som gjelder for alle prostier og bispedømmekontor. Denne forplikter partene på prostinivå. Be gjerne om at rutinen settes opp som sak på et kontaktmøte, slik at dere har en omforent forståelse av innholdet. Dette er særlig viktig når det er ny prost eller ny tillitsvalgt.

Hvor ofte skal det være møte?
Det skal være kontaktmøte minst to ganger per halvår og ellers når en av partene ber om det, jf. tilpasningsavtalen og rutinen for lokalt kontaktmøte.

Hva skal skje på kontaktmøtet?
På kontaktmøtet gir arbeidsgiver og de tillitsvalgte hverandre gjensidig informasjon og drøfter saker som vedrører de ansatte og virksomheten. Saker som det skal informeres om eller drøftes er nærmere bestemt i Hovedavtalens § 9-4-2. Se også rutinen for lokalt kontaktmøte.

Arbeidsplaner
Et viktig tema for kontaktmøter i prostiet er arbeidsplaner og arbeidsfordeling. Det følger av arbeidsmiljøloven § 10-3 og Hovedavtalen § 9-4-2 at arbeidsplaner skal drøftes med de tillitsvalgte. De sentrale partene (KA og Presteforeningen) er enige om at det ikke primært er den enkelte prestens plan som bør drøftes, men fellesspørsmål i tjenestedistriktet som f.eks om arbeidsbelastningen er rimelig fordelt, om ordningene for avvikling av ferie og permisjoner er gode osv. Andre testspørsmål kan være om det er rom i planen for nødvendige forberedelser, og om det er tatt hensyn til reisetid ut fra lokale forhold. Dette er likevel ikke til hinder for at man kan gå inn i enkelt planer, og rutinen for lokalt kontaktmøte fastslår at tillitsvalgte har rett til innsyn i alle arbeidsplanene.

Dersom det ikke oppnås enighet om arbeidsplaner i prostiet, skal saken avgjøres av biskopen etter ny drøfting på bispedømmenivå. Referat fra den lokale drøftingen skal i tilfelle følge saken.

Les mer om drøfting av arbeidsplaner i denne artikkelen.

Avtaleverket om arbeidstid her: Alt om arbeidstid for prester i Dnk».

Økonomi/budsjett
På kontaktmøtet skal prosten informere om økonomisituasjonen i prostiet. Dere skal drøfte bruk av velferdsmidler og evt. prostemidler.

Tilsettinger/avskjed
De tillitsvalgte skal også få informasjon om hvem som skal slutte og hvem som er tilsatt i ledig stilling.

Dersom en ubesatt stilling skal omgjøres eller ny stilling skal opprettes skal dette også drøftes med de tillitsvalgte.

Andre saker
Andre saker som en av partene mener har betydning for de ansattes arbeidssituasjon skal også drøftes, når en av partene ber om det.

Les også mer om hvordan ulike saker er fordelt mellom de ulike medbestemmelsesnivåene i denne håndbokens kapittel om «Medbestemmelse og tillitsvalgtordning i Dnk (rettssubjektet)».

Saksliste og referat
Arbeidsgiver skal sette opp en saksliste for kontaktmøtene, slik at de tillitsvalgte kan forberede seg til møtet. De tillitsvalgte kan melde inn saker til sakslisten. Drøftinger skal forberedes og gjennomføres slik at de tillitsvalgte får reell medbestemmelse. Det innebærer bl.a. at drøftingene må være godt forberedt, ved at de tillitsvalgte får innkalling og andre dokumenter i rimelig tid før drøftingen gjennomføres.

Det skal også føres referat fra kontaktmøtet. Vanligvis er det arbeidsgiver som gjør dette. Referatet skal sendes til møtets deltakere for godkjenning. Det er viktig at de tillitsvalgte leser forslaget til referat nøye og er sikre på at deres synspunkter blir riktig referert. Partene eier sine egne utsagn, og du har rett til å be om at det blir korrigert dersom du mener du er feilsitert eller innholdet ikke kommer tydelig fram. Referatet sendes til lokallagets medlemmer og stiftsstyret.

Årshjul
Det kan være lurt å sette opp et årshjul for kontaktmøtene og hva som skal tas opp på de ulike møtene.

Årlig evaluering av samarbeidet
Det nasjonale kontaktmøtet har vedtatt en rutine for evalueringsmøter om hovedavtalen. Dette innebærer at partene lokalt, regionalt og nasjonalt årlig skal sette opp som sak på et kontaktmøte «Hvordan fungerer samarbeid, medbestemmelse og medansvar her hos oss?»
Referat fra evalueringen skal sendes til kontaktmøtet på nivå over (prosti rapporterer til bispedømme).

• Rutine for evalueringsmøte (vedtatt av nasjonalt kontaktmøte)
• Sjekkliste for evalueringsmøtet

Noen ganger har medlemmer behov for å ha med seg en bisitter i møte med arbeidsgiver. Det kan være fint å ha med seg et ekstra par med øyner og ører, og det kan derfor være lurt å minne arbeidsgiver på at det er helt normalt å ha med seg en bisitter også på mindre komplekse saker.

Ofte vil bisitterrollen derfor nettopp være det, du lytter til det som blir sagt og følger med på reaksjonene i rommet. Slik kan du hjelpe medlemmet til å forstå situasjonen, arbeidsgivers reaksjoner og innspill, og mulige løsninger på saken.

Andre ganger kan det være saker av mer alvorlig karakter gjerne knyttet til arbeidsmiljøutfordringer/personalsaker. I disse tilfellene er det viktig å være ryddig på roller, og bidra til at nødvendig dokumentasjon legges fram fra begge parter.

Søk gjerne råd hos medbestemmelsesutvalget/den hovedtillitsvalgte i bispedømmet eller hos Spirs sekretariat.

Det er ikke uvanlig at konflikt og uenighet oppstår på en arbeidsplass. I seg selv er dette ikke nødvendigvis et onde, noe uenighet og frustrasjon er naturlig og kan ofte bidra til positive endringer og faglig utvikling.

Når en konflikt utvikler seg fra å handle om en sak til å bli et personlig problem mellom to eller flere arbeidstakere, evt. arbeidstaker og leder, kan den bli skadelig. Slike konflikter må håndteres.

Det er arbeidsgivers ansvar å se til at konflikten håndteres slik at alle arbeidstakere kan ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, men som tillitsvalgt kan du spille en viktig rolle som støttespiller for medlemmet som er del av en konflikt.  Enhver arbeidstaker som er del av en konflikt har plikt til å bidra til å finne en løsning på konflikten. Som tillitsvalgt kan du bidra til å legge forholdene til rette slik at partene ser egen rolle, rettigheter og plikter.

Dersom du som tillitsvalgt blir kjent med konflikter bør du melde fra til arbeidsgiver. I tillegg kan det være greit å vite om ulike tilgjengelige ressurser:

1. Ta gjerne kontakt med tillitsvalgt på neste nivå eller Spirs sekretariat for å ha et sted å lufte problemer, mulige handlingsrom og løsningsforslag.
2. Gjør deg kjent med rutine for konkflikthåndtering i Den norske kirke (rettssubjektet) som finnes i HMS-håndboken (tilgang fra intranett eller SDWorx)

Arbeidsgivers og arbeidstakers plikter

Arbeidsgiver er forpliktet etter arbeidsmiljøloven å sørge for at alle arbeidstakere har et trygt og forsvarlig arbeidsmiljø.

Alle arbeidstakere har, i følge formålsparagrafen i arbeidsmiljøloven, rett til en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger.

Alle arbeidstakere har også rett og plikt til å medvirke til gjennomføringen av HMS-tiltak og delta i det organiserte vernearbeidet på arbeidsplassen.

Arbeidstaker skal derfor aktivt medvirke til å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Det betyr bl.a.:

• Dersom en arbeidstaker blir oppmerksom på feil eller mangler han/hun ikke selv kan rette opp, skal man straks melde fra om dette til arbeidsgiver.
• Arbeidstaker skal gi beskjed til arbeidsgiver eller verneombudet så snart han/hun får kjennskap til trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Her har tillitsvalgte en særlig viktig oppgave.
• Arbeidstaker skal si fra til arbeidsgiver dersom han/hun blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener skyldes arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen.
• Arbeidstaker skal medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner når han/hun er helt eller delvis borte fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende og delta i dialogmøte ved sykefravær etter innkalling fra arbeidsgiver.
• Arbeidstaker skal delta i forebyggende og undersøkende HMS-arbeid, f.eks. stabsutvikling eller arbeidsplassundersøkelser.

Varslingsrutiner og HMS-håndbøker
Alle virksomheter/arbeidsplasser skal ha rutiner for avviksmelding og varslingsrutiner. Slike rutiner for Den norske kirke finner du i HMS-håndboken (tilgang fra intranett og SDWorx).

Tillitsvalgte bør også gjøre seg kjent med HMS-håndbok og personalhåndbok for rettssubjektet Den norske kirke. Og samordningsavtalen for HMS-arbeid som skal være inngått mellom fellesrådet og bispedømmet/prostiet. Der hvor to eller flere arbeidsgivere har arbeidstakere på samme arbeidsplass skal det utarbeides avtaler som samordner HMS-ansvaret mellom de to arbeidsgiverne. 

Du kan lese mer om HMS-arbeid og arbeidsmiljø på Arbeidstilsynets hjemmesider.

Prester i Den norske kirke har gjennom ordinasjonsløftet forpliktet seg til å sette av nødvendig tid til studium og personlig fornyelse.

I rettssubjektet Den norske kirke er det bispemøtet som styrer etter- og videreutdanningen. Det betyr at prosten har ansvar for administrering og gjennomføring av studiearbeid. Valg av felles studieopplegg i prostiet skal likevel skje i samråd med de tillitsvalgte.

Dersom Spirs lokallag formelt står som arrangør eller medarrangør av et studieopplegg, kan det søkes studiestøtte gjennom Akademisk studieforbund (AKS). Det kan søkes om AKS-midler både til faste tekstgjennomganger, studieturer og annet studieopplegg. Les mer om å søke støtte fra AKS her.

Spirs fagavdeling og sentrale tillitsvalgte er sterkt involvert i utvikling av videreutdanningstilbudet. Kursene lyses ut av bispemøtet, vanligvis to ganger i året med søknadsfrist 15.mars og 15.september. Les mer om søknadsprosedyre på bispemøtets hjemmeside her.

Ta gjerne kontakt med fagavdelingen i sekretariatet for mer informasjon om etter- og videreutdanning.

I rettssubjektet Den norske kirke skjer tilsetting av prester i et partssammensatt utvalg på bispedømmenivå. Som den arbeidstakerorganisasjonen som organiserer flest prester i bispedømmet oppnevner Spir ett medlem med personlig vara til dette tilsettingsrådet. Dette vil normalt være en fra Spirs medbestemmelsesutvalg. Representanten fra arbeidstakerorganisasjonen ivaretar likevel interessene til samtlige søkere. Foruten representanten fra arbeidstakerorganisasjonen, består tilsettingsrådet av vedkommende prost, stiftsdirektøren (eller den stiftsdirektøren delegerer til) og en representant for menighetsrådet. 

Intervju
Tilsettingsrådet gjennomfører intervju av de søkerne som synes best kvalifisert til stillingen. Biskopen avgjør i samråd med bispedømmerådet hvem som skal innkalles til intervju. Medlemmene av tilsetingsrådet kan dessuten kreve at det gjennomføres intervju med andre kvalifiserte søkere (jf. Personalreglementet § 11).

Prostilaget i Spir har ingen formell rolle ved intervju eller utvelgelse av kandidater.

Kvalifikasjonsprinsippet
Den norske kirke legger kvalifikasjonsprinsippet til grunn ved tilsetting. Det framgår bl.a. av Personalreglementets § 19: Den best kvalifiserte søkeren skal tilsettes i ledig stilling (…) Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningen.

Stillingsbeskrivelse
Arbeidsgiver skal fastsette en stillingsbeskrivelse for hver enkelt stilling. Det er vanlig at dette skjer i samråd med den som innehar stillingen og menighetsrådet. I utgangspunktet har Spirs prostilagsstyre ingen medbestemmelse i forbindelse med slike stillingsbeskrivelser. Men prostilagsstyret kan likevel gjerne oppfordre prost til å rådføre seg med dere i forbindelse med utarbeiding av stillingsbeskrivelsen.

Fastsetting av lønn skjer først ved tilsetting i stillingen, og deretter gjennom lønnsforhandlinger. Mange av Spirs medlemmer er også plassert i en ansiennitetsstige som gir automatisk opprykk etter et gitt antall år. Den som er eller skal bli ansatt i Den norske kirke (rettssubjektet) kan lese mer om lønnsplassering her.

Hvem forhandler lønnen?
Lønnsforhandlinger skjer på to nivåer:

• Sentralt gjennom hovedoppgjør knyttet til forhandlinger om hovedtariffavtalene.
• Lokalt i den enkelte virksomhet etter nærmere bestemmelser gitt i hovedtariffavtalen for det aktuelle området.

Rettssubjektet Den norske kirke er det medbestemmelsesutvalget i bispedømmet som tar seg av de lokale forhandlingene på vegne av Spir.

Spir holder hvert år kurs for tillitsvalgte som skal være involvert i lokale forhandlinger. På disse kursene vil det være god anledning til å ta kontakt med de ansatte i Spirs sekretariat for å få svar på spørsmål omkring lokale forhandlinger.

Prostilaget forvalter egen økonomi. Det gis ingen grunnstøtte fra Spir sentralt til prostilagene, men utgifter til kurs og møter for tillitsvalgte i regi av Spir dekkes etter regning. Utgifter knyttet til møter med arbeidsgiver dekkes av arbeidsgiver. Noen lokallag har en egen liten kontingent (dette er helt valgfritt og må bestemmes av årsmøtet lokalt), og ellers er det evt. studiestøtte fra Akademisk studieforbund som vil være aktuell inntekt.

Bankene krever at alle bankkontoer er knyttet til enten et personnummer eller et foretaksnummer. Formelt vil det mest korrekte være å registrere lokallaget i Enhetsregisteret (Brønnøysund-registrene). Dette krever en del papirarbeid og kan fremstå som noe byråkratisk. I fall man velger denne løsningen må lokallaget vedta egne vedtekter, til dette har Spirs sekretariat utarbeidet en mal som skal benyttes. Ved spørsmål til denne ta kontakt med sekretariatet.

Alternativet er at kasserer knytter kontoen til sitt eget personnummer. Kasserer må da ha ryddige rutiner slik at ingen tvil foreligger om hva som er lagets midler og konto, og hva som er kassererens egne midler og konti. Ved bytte av kasserer må også kontoen overføres til ny kasserer og knyttes til vedkommendes personnummer.

Dersom kasserer knytter lokallagets konto til eget personnummer er det viktig å være oppmerksom ved innlevering av selvangivelsen. Innskudd og renteinntekt på lagets konto strykes fra selvangivelsen og det lages en note som forklarer at dette er midler som tilhører prostilaget. Beløpet vil da bli strøket ut.

Reiser til møte med arbeidsgiver

Reiser til møter innkalt av arbeidsgiver dekkes av arbeidsgiver etter gjeldende økonomisk-administrative rutiner. Dette kan f.eks. være kontaktmøter eller møter hvor man er bisitter for medlem, eller felles kursing med arbeidsgiver.

Reiser til møte/kurs i regi av Spir

Spir dekker reise til møter og kurs som vi arrangerer. Dette kan f.eks. være årsmøter (når de ikke ligger i tilknytning til arbeidsgiverarrangement), kurs for lokallagsledere og andre samlinger. Her finner du informasjon om hvordan du sender reiseregning.

Utlegg

Utlegg tillitsvalgte evt har gjort på vegne av Spir refunderes etter nærmer avtale med generalsekretær. Informasjon om hvordan man sender utleggskrav ligger på samme side som info om reiseregning.

Hva er streik?
Streik er et lovlig virkemiddel som arbeidstakerne kan bruke for å sette makt på bak kravene i forhandlinger. Det er et veldig dramatisk virkemiddel, og brukes bare når det anses strengt nødvendig. Definisjonen på streik ifølge arbeidstvistloven er hel eller delvis arbeidsstans. Arbeidstakere som er i streik legger altså ned arbeidet. Det er bare sentralt nivå i fagforeningen eller hovedsammenslutningen som kan avgjøre om man skal gå til streik eller ikke. Det kan ikke avgjøres av tillitsvalgte på lokalt nivå, verken at det skal streikes eller at man skal boikotte streiken.

Formålet med en streik er å tvinge fram en løsning i et tariffoppgjør. Streik kan derfor kun benyttes i forbindelse med tariffoppgjørene, resten av året er det fredsplikt. Unntaket er såkalte politiske demonstrasjonsstreiker, som normalt bare varer noen timer.

Streik betyr at Spir er i konflikt med arbeidsgiver 
Dersom det er brudd i forhandlingene og Spir er i streik skal alle formelle kontaktpunkter for medbestemmelse med arbeidsgiver opphøre i hele kirken. Det betyr f.eks. at hvis det er brudd i forhandlingene og prester i Oslo bispedømme er tatt ut i streik, skal det ikke gjennomføres kontaktmøter i prostiene andre steder i landet. 

Hvordan avsluttes en streik?
Målet med en streik er å få arbeidsgiver tilbake til forhandlingsbordet. Dersom partene gjenopptar forhandlingene, eller dersom regjeringen griper inn med tvungen lønnsnemnd, vil streiken bli avsluttet umiddelbart.

Hva er mine oppgaver som lokal tillitsvalgt før/under en streik?
Som lokal tillitsvalgt vil din viktigste oppgave bli å være støttespiller for kolleger som er tatt ut i streik, og bidra til at spørsmål og problemstillinger blir rettet til riktig instans. Normalt vil en telefon eller epost til sekretariatet raskt gi deg svar.

Spir vil holde både medlemmer og tillitsvalgte godt informert i tilfelle en streik.

Tillitsvalgte som skal være involvert i arbeidet med planlegging og gjennomføring av en eventuell streik blir kontaktet direkte.

Hvem er det som streiker?
En streik i kirken vil i praksis innebære at noen av medlemmene streiker på vegne av fellesskapet.
Det er ikke det enkelte medlem som selv bestemmer om vedkommende vil gå i streik eller ikke. Planer om når og hvor det eventuelt skal streikes eller hvem som blir tatt ut i streik, er konfidensiell informasjon.

Det kan være belastende å være i streik, det er derfor viktig at fellesskapet viser respekt for de streikende og gir de streikende god støtte. Dersom du ikke er tatt ut i streik kan du f.eks. delta på arrangementer som synliggjør streiken, eller du kan gi din støtte gjennom sosiale medier eller på annen måte. Det er særlig viktig at tillitsvalgt bidrar med slik støtte.

Streikebryteri
Ingen kan overta arbeidsoppgavene til medlemmer som er i streik. Det kan heller ikke nærmeste leder. Dette er å anse som streikebryteri.

Dersom du oppdager at det foregår streikebryteri, skal du kontakte sekretariatet med én gang.

Spir er medlem av Unio, Norges største hovedorganisasjon for arbeidstakere med høyere utdanning. Unio har som målsetting å være den hovedorganisasjonen som best ivaretar universitets- og høgskoleutdannedes interesser ved å arbeide for høyere verdsetting av kunnskap, forskning, kompetanse og ansvar.

De øvrige fagforeningene som er medlem i Unio er Utdanningsforbundet, Norsk Sykepleierforbund, Forskerforbundet, Politiets fellesforbund, Norsk fysioterapeutforbund, Det norske maskinistforbund, Akademikerforbundet, Norsk Ergoterapeutforbund, Norsk Radiografforbund, Bibliotekarforbundet, Norsk tannpleierforening, Norsk Logopedforbund og Skatterevisorenes forening.

Ordningen med verneombud er hjemlet i arbeidsmiljøloven (kap 6). Loven gjelder for hele arbeidslivet og slår fast at arbeidsgiver har hovedansvaret for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Loven bestemmer at det skal velges verneombud i virksomheter som går inn under loven, likevel slik at der det er mindre enn 10 ansatte så kan partene skriftlig avtale en annen ordning.

Dersom arbeidet i virksomheten er delt i ulike områder, kan det velges et verneombud for hvert område. I så fall skal det også være et hovedverneombud for hele virksomheten. For rettssubjektet Den norske kirke er dette organisert slik at det finnes et nasjonalt hovedverneombud på landsplan og et hovedverneombud i hvert bispedømme. Det er også vanlig å ha et verneombud i hvert prosti. Denne bør ikke samtidig være lokal tillitsvalgt i prostiet.

Verneombudets oppgaver er nedfelt i loven som sier at verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Dette er detaljert i loven og supplert i forskrifter til denne. Arbeidsmiljøet handler både om fysiske og psykiske faktorer. En viktig oppgave for verneombudet er å påse at virksomheten er innrettet og drevet slik at de ansatte ikke utsettes for helserisiko av noen art. Dette betyr at verneombudet blant annet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Der det er opprettet arbeidsmiljøutvalg sitter verneombudet i dette.

Verneombudet skal straks varsle arbeidsgiver dersom arbeidet utsetter de ansatte for helsefare. Hvis det foreligger umiddelbar fare for arbeidstakernes liv og helse, og faren ikke kan avverges på annen måte, har verneombudet etter loven rett til å stanse arbeidet inntil Arbeidstilsynet har tatt stilling til om det kan fortsette.

Et godt fungerende verneombud fritar naturligvis ikke arbeidsgiver for ansvaret for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, men er en uvurderlig støttespiller i dette krevende arbeidet.

Verneombudet velges av og blant de ansatte i virksomheten. I en forskrift forklares, som et alternativ til valg, at den fagforeningen som organiserer flertallet av de ansatte kan utpeke verneombudet. Hvis så skjer må en likevel huske at verneombudet representerer absolutt alle de ansatte og må innrette sitt arbeid etter dette. I Dnk(r) er det vanlig at Spir utpeker verneombudet.

Verneombud og medlemmer i arbeidsmiljøutvalg skal få den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre sine verv på forsvarlig måte. Det er arbeidsgiver som skal legge til rette for og bekoste opplæring. Normalt skal det gis tilbud om grunnkurs i HMS (det såkalte 40-timers kurset).

På arbeidsplasser med flere arbeidsgivere skal det lages samordningsavtale om HMS-arbeidet. En slik avtale bør være inngått mellom Dnk ved bispedømmerådene og hvert enkelt fellesråd i det aktuelle bispedømmet. Det kan også opprettes en fast samordningsgruppe for arbeidsmiljøet som består av ledere (for eksempel prost og kirkeverge) og verneombudene i de to virksomhetene. Samordningsgruppa kan møtes regelmessig, eller når en av gruppas medlemmer krever det, for å drøfte aktuelle saker som angår arbeidsmiljøet.

Sammenblanding av roller
Både tillitsvalgte og verneombudet har oppgaver som knytter seg til de ansattes arbeidssituasjon. Derfor kan det oppstå sammenblanding. Det er viktig å være seg rollene bevisst.

Personalkonflikter, oppsigelsessaker og lønnskonflikter er ikke vanlige saker for verneombudet. Her bør den ansatte ty til tillitsvalgte. Det hender likevel at slike saker har sammenheng med arbeidsmiljøet, og da kan jo dette bli et tema for verneombudet. I så fall bør verneombudet nøye passe på hvordan hun trer inn i saken. Verneombudet representerer alle de ansatte og må ikke tape dette for øye. En involvering som er sterkt partisk vil for eksempel kunne blokkere arbeidet i forhold til andre ansatte. I utgangspunktet bør derfor ikke verneombudet opptre som bisitter eller talerør for en bestemt arbeidstaker i en konfliktpreget sak.

Som eksempel på saker som berører både tillitsvalgt og verneombud er omstillingsprosesser eller tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet. Her er det både snakk om medbestemmelse/medvirkning og om valg som kan ha stor innvirkning på arbeidsmiljøet. Vernombudet og tillitsvalgte vil nærme seg dette fra ulike vinkler, men har en felles interesse i å sørge for gode løsninger for de ansatte. Arbeidsgiver skal naturligvis forankre sine beslutninger både i forhold til verneombud og tillitsvalgte.

For å sikre at rollene og oppgavene som tillitsvalgte og verneombud ikke blandes, bør verneombudet ikke sitte i lokallagsstyret.

Leder i lokallaget bør ha regelmessig kontakt med verneombudet, og der det er naturlig (f.eks. i et prosti) bør verneombudet jevnlig inviteres til kontaktmøter med arbeidsgiver. Det kan være nyttig å drøfte saker som angår arbeidsmiljøet med både verneombud og tillitsvalgte til stede sammen med leder.

Nyttige lover og forskrifter om HMS/arbeidsmiljø:
Arbeidsmiljøloven
Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften)

Som tillitsvalgt i Spir vil du motta opplysninger om medlemmers og andre menneskers personlige forhold.

Forskjellige oppgaver gir forskjellige typer personopplysninger. Som bisitter får du opplysninger fra den du bistår, om vedkommende selv og ofte om andre mennesker. Er du med i lokale lønnsforhandlinger får du opplysninger fra arbeidsgiver om de tilsattes navn, stilling, ansiennitet og lønnsnivå. Fra Spir sekretariat og stiftsstyre/tariffutvalg kan du motta medlemslister.

GDPR omfatter alle personopplysninger, også opplysninger som ikke er sensitive, og det er et allment krav til begrensning av bruk og spredning, og til sletting når dataene ikke lenger brukes. Du må derfor holde god kontroll på informasjonen du mottar, lagre den forsvarlig og slette den når det ikke lenger er bruk for den.