Stiftsstyrets sammensetning (jf. vedtektenes § 17.1)

• Fire tillitsvalgte fra rettssubjektet Den norske kirke (hvorav minst tre prester)
• Minst to medlemmer tilsatt i kirkelige fellesråd
• Fire varamedlemmer: to prester fra rDnk og to fra kirkelige fellesråd

Så langt det er praktisk mulig skal alle profesjonene være representert i stiftsstyret. Se mer informasjon om valg av stiftsstyre, konstituering og rollefordeling i seksjonene under.

Stiftsstyrets medlemmer ansatt i rettssubjektet Den norske kirke utgjør de tillitsvalgte i i medbestemmelsesutvalget (MU) i bispedømmet. De har hovedansvar for medbestemmelse overfor bispedømmekontoret/biskop. For mer informasjon om dette, se egen håndbok for MU.

Stiftsstyrets medlemmer ansatt i fellesråd har et særlig ansvar for å koordinere og veilede lokale tillitsvalgte i fellesrådene. Normalt utpekes det en tillitsvalgtkoordinator i stiftsstyret for å ivareta denne funksjonen.

Stiftsstyrets oppgaver (vedtektenes § 17.3)

1. Lede organisasjonens virksomhet innen stiftet og fremme kollegialt samhold og faglig samarbeid innenfor og mellom profesjonsgruppene.

2. Drifte stiftslaget i henhold til organisasjonens vedtekter.

3. Sørge for at det oppnevnes tillitsvalgte i henhold til avtaleverket i fellesrådene og prostiene.

4. Holde kontakt med lokallagene og de tillitsvalgte og gi nødvendig opplæring og veiledning.

5. Tilrettelegge for faglig utvikling for de ulike profesjonene.

6. Tilrettelegge for tverrfaglig samhandling og fagutvikling.

7. Koordinere arbeid med å ivareta medlemmenes fellesinteresser overfor arbeidsgiverne i bispedømmet.

8. Avgi høringsuttalelser og behandle saker forelagt av sentralstyret eller landsstyret.

9. Behandle andre saker av interesse for medlemmene.

10. Rapportere til sentralstyret.

11. Avholde årlige årsmøter i stiftet.

Spir bruker en digital styreportal som heter Bård (brd.no). Alle møter i stiftsstyret skal planlegges og referatføres i Bård. På den måten er det lett for nye medlemmer i stiftsstyret å finne historikken på saker, og Spirs sekretariat kan hente ut møteprotokoller som legges ved i orienteringssaker til sentralstyret og landsstyret.

Alle nye stiftsstyremedlemmer blir lagt til i Bård. Man mottar da en epostinvitasjon og kan logge seg på systemet og begynne å se seg rundt.

I topplinjen i Bård finner man flere ikoner, blant annet fil-mappen (den som er markert i bildet nedenfor). Her kan stiftsstyret legge inn delte filer, samt at det allerede er en mappe for møteprotokoller og to mapper der Spir sentralt har delt dokumenter med dere. 

I mappen "Dokumenter fra sekretariatet" ligger det blant annet en pdf som heter Håndbok for Bård.

Ytterligere opplæring i Bård avtales med sekretariatet.

Elektronisk valg i to valgkretser (vedtektene § 17.2 første avsnitt):

Valg av medlemmer til stiftsstyret skjer i elektronisk valg fordelt på to valgkretser, én for rettssubjektet Den norske kirke og én for de kirkelige fellesrådene i bispedømmet. For rettssubjektet Den norske kirke skal det også velges en regional hovedtillitsvalgt i særskilt valg.

Dette betyr at det skal arrangeres to separate valg, fordelt mellom de to arbeidsgiverlinjene:

1. Valgkrets rettssubjektet Den norske kirke (rDnk):

   Alle medlemmer ansatt i rDnk i bispedømmet er valgbare og har stemmerett, dvs både prester i prostiene og medlemmer ansatt på bispedømmekontoret.
   
   Det skal velges fire faste medlemmer, hvorav minst tre er prester, og to varamedlemmer som er prester.
   
   

2. Valgkrets kirkelige fellesråd:

   Alle medlemmer ansatt i kirkelige fellesråd i bispedømmet er valgbare og har stemmerett. 
   Det velges minst to faste medlemmer, samt to varamedlemmer.

Praktisk gjennomføring av valgene

Elektroniske valg av medlemmer til stiftsstyret gjennomføres i det digitale styresystemet Bård (brd.no). Normalt skal valget skje før årsmøtet, slik at årsmøtet kan velge stiftsstyreleder blant de som er valgt inn i styret (se under).

Spir sentralt har ferdige maler med valgrutiner og andre veiledninger for elektroniske valg i Bård. Disse ligger i mappen "Ressurser til stiftsstyrets arbeid" i Bård.

Valg av stiftsstyreleder (vedtektene § 17.2 andre avsnitt):

Stiftsårsmøtet velger leder for stiftsstyret blant styremedlemmene som er valgt. Stiftsstyret konstituerer seg for øvrig selv. Nestleder bør være fra en annen profesjon enn valgt leder. 

Siden årsmøtet skal velge leder blant styremedlemmene som er valgt, må det elektroniske valget av medlemmer til stiftsstyret være gjennomført i god tid før årsmøtet. Valgresultatet kan gjerne annonseres sammen med innkalling til årsmøtet, eller senest 48 timer før årsmøtet. Slik kan medlemmene før årsmøtet få vite hvem som er valgbar som stiftsstyreleder.

Stiftets nominasjonskomité

I henhold til vedtektenes § 16.4 e) skal stiftsårsmøtet velge en nominasjonskomité. Denne kan med fordel bestå av representanter fra begge arbeidsgiverlinjer og alle profesjonene, anbefalt størrelse er minst tre faste medlemmer, samt forholdsmessig antall varamedlemmer.

Nominasjonskomiteen bør i fellesskap utarbeide kandidatliste for begge valgkretser.

Nominasjonskomiteen foreslår også lederkandidat(er) i forbindelse med det helhetlige forslaget.

Valgperioder (jf. § 17.2 fjerde avsnitt)

Faste stiftsstyremedlemmer velges for to år av gangen, halve styret velges annet hvert år. Varamedlemmer velges for ett år av gangen.

Stiftsstyret må holde styr på valgperiodene for sine faste medlemmer, slik at det på sikt oppnås en fast rytme for valg i henhold til vedtektene. Nominasjonskomiteen må gis tydelig instruks med oversikt over dette i sitt mandat.

Mer info om valg

Mer tips og råd om valg finnes i mappen "Ressurser til stiftsstyrets arbeid" i Bård.

Etter årsmøtet bør stiftsstyret konstituere seg så snart som mulig.

Følgende funksjoner bør fylles i tillegg til leder:

• nestleder (bør være en annen profesjon enn leder)
• sekretær (med hovedansvar for administrasjon av Bård)
• tillitsvalgtkoordinator (fellesrådsansatt medlem av stiftsstyret med ansvar for oppfølging og koordinering av tillitsvalgte i fellesrådene). 
• kontaktansvar for lokallag – kan med fordel fordeles slik at det enkelte styremedlem har ansvar for å følge opp noen konkrete lokallag
• ansvarlig(e) for oppfølging av eventuelle fagkomité(er) i stiftet. Det er en fordel om fagkomiteer på stiftsnivå har minst ett medlem som også er medlem av stiftsstyret.

Husk at en person kan fylle flere roller. Både HTV for rDnk og tillitsvalgtkoordinator kan f.eks. være leder eller nestleder i tillegg.

Send melding om valgresultatet og konstitueringen til:

• Medlemmene
• Sekretariatet

Husk også at sekretariatet og bispedømmekontoret skal ha informasjon om hvem som er valgt som hovedtillitsvalgt og øvrige medlemmer i medbestemmelseutvalget for rDnk. 

Stiftsstyret er ansvarlig for å kalle inn til stiftsårsmøte. 

I Spirs vedtekter § 16 heter det:

16.2) Stiftslaget avholder stiftsårsmøte hvert år. Alle medlemmer i stiftslaget innkalles 
til stiftsårsmøtet, der de har tale-, stemme- og forslagsrett. Stiftsårsmøtet velger 
dirigent til å lede møtet, referenter som skriver protokoll fra møtet og to 
protokollunderskrivere som godkjenner protokollen. 

16.3) Saker som ønskes behandlet på stiftsårsmøtet, sendes aktuelt stiftsstyre to 
måneder før årsmøtet finner sted. Innkalling og sakspapirer sendes medlemmene 
senest tre uker før stiftsårsmøtet finner sted.

Stiftsårsmøtet skal (§ 16.4):

1. Velge leder for to år jf. § 17.2.
2. Behandle årsmelding fra stiftsstyret.
3. Behandle aktuelle saker av interesse for medlemmene.
4. Behandle saker forelagt av sentralstyret eller landsstyret.
5. Velge nominasjonskomité. 

Sted og tid for årsmøtet

Det bør settes av minimum 1,5 time til årsmøtet, gjerne mer hvis det er mulig, slik at det blir god tid til å drøfte saker. Erfaringsmessig tar det også litt tid å få deltakerne inn i Bård for voteringer o.l.

Dere må ta stilling til om dere ønsker fysisk, digitalt eller hybrid årsmøte.

Noen mulige modeller:

• Årsmøte i tilknytning til stiftsdager, fagsamlinger, tilsynssamlinger el.l. Her vil mange medlemmer kunne delta fysisk, men digital deltakelse/hybrid møte kan bare gjennomføres dersom det er godt nok utstyr på møtestedet
• Årsmøte i tilknytning til en fagdag arrangert av Spir (det kan søkes om kollektive fagmidler fra Spir). Mulighet for digital deltakelse/hybrid møte bør avklares så tidlig som mulig.
• Årsmøte i tilknytning til kurs for tillitsvalgte i bispedømmet, med mulighet for fysisk eller digital deltakelse fra andre medlemmer.
• Heldigitalt årsmøte
• Veksle mellom fysisk/hybrid og digitalt årsmøte annethvert år

Viktige ting å tenke på i planleggingen

• Hvis årsmøtet holdes i tilknytning til andre arrangementer må det tidlig avklares at det er tilstrekkelig tid til gjennomføring av årsmøtet. Særlig viktig å huske på hvis dere vil ha årsmøte samtidig med arrangementer i regi av bispedømmet.
• Uavhengig av hvor og når stiftsårsmøtet finner sted bør alle lokallag oppfordres til å sende minst en representant. Det kan med fordel være lokallagsleder eller annen representant for lokallagsstyret.
• Spirs politiske ledelse (leder, 1. og 2. nestleder) inviteres til årsmøtet. Normalt vil minst en av disse delta og vil orientere om aktuelle saker. Det bør settes av minst 20 minutter til dette slik at det også er mulig for medlemmene å stille spørsmål, men sett gjerne av lenger tid. Dette sikrer kontakt mellom den nasjonale politiske ledelsen og medlemmer over hele landet i løpet av et år. Ta kontakt med leder i Spir for å avklare nærmere.
• Uavhengig av om det er fysisk eller digitalt møte kan det være fint å ha et faglig innlegg som appellerer til medlemmene, eller invitere biskopen til å komme med en hilsen.
• Meld fra om dato for årsmøtet til Spirs sekretariat og leder.
• Meld fra til medlemmene om aktuell dato så snart den er fastsatt, og minn dem på fristen for å melde inn saker. Etter vedtektene er fristen for saker 2 måneder før årsmøtet, dette er for at stiftsstyret skal ha tid til å forberede saken. Dere kan likevel velge å sette en kortere frist lokalt.

Særskilt om hybride årsmøter

Hybride møter krever god planlegging og teknisk utstyr for å sikre god to-veiskommunikasjon. 

• Sjekk først at dere har tilgang på nødvendig utstyr (mikrofon, høyttaler, kameraer og skjerm)
• Utpek en teknisk ansvarlig person som er god på teknikk
• Møteleder og teknisk ansvarlig bør være to forskjellige personer
• Lyd og bilde bør testes før møtet starter
• Møtedeltakere som er fysisk til stede i rommet må bruke mikrofon når de stiller spørsmål (f.eks. komme fram til ordstyrerbordet)
• Bård må brukes til voteringer (med unntak av voteringer som kan tas ved akklamasjon). Slik sikres likeverdig deltakelse i de demokratiske prosessene.
• Møtet må starte presist i forhold til innkalling av hensyn til de som deltar digitalt, slik at ikke disse blir sittende uten info om det som skjer på det fysiske møtestedet.

Økonomi, mat og reiser ved årsmøter

Spir dekker kostnaden til møtelokaler og enkel bespisning ved fysiske årsmøter. Det er ikke avsatt en eksakt sum til dette, fordi plassering og bespisning også må vurderes opp mot årsmøtets tilknytning til andre arrangementer. Ta kontakt med generalsekretæren for å avtale spesifikt for det enkelte årsmøtet.

Spir dekker reise til årsmøtet for stiftsstyret og andre som har ansvar i møtet (ordstyrere etc). Øvrige medlemmer må betale sin egen reise til årsmøtet, dette er en av grunnene til at vi foreslår årsmøte i tilknytning til andre arrangementer. Dersom årsmøtet legges i tilknytning til kurs for tillitsvalgte vil reisen til kurset dekkes av Spir.

Stiftsstyrets ansvar

Stiftsstyret har et overordnet ansvar for rekruttering, koordinering og oppfølging av lokale tillitsvalgte i stiftet, jf. vedtektenes § 17.3 Stiftsstyret skal:

[...]
c) Sørge for at det oppnevnes tillitsvalgte i henhold til avtaleverket i fellesrådene og prostiene.
d) Holde kontakt med lokallagene og de tillitsvalgte og gi nødvendig opplæring og veiledning.
e) Tilrettelegge for faglig utvikling for de ulike profesjonene.
[...]
g) Koordinere arbeid med å ivareta medlemmenes fellesinteresser overfor arbeidsgiverne i bispedømmet.

Hvordan fordele oppgavene i stiftsstyret (se også seksjon om konstituering og rollefordeling)

Det er viktig at stiftsstyret som helhet snakker godt sammen om hvordan man skal fordele ansvaret for oppfølgingen av lokallag og tillitsvalgte i stiftet. Det er en god idé å delegere konkrete oppgaver til enkeltmedlemmer i styret, men dette må ikke gå på bekostning av stiftsstyrets felles eierskap og oversikt over lokallagenes og tillitsvalgtes aktivitet.

Medbestemmelsesutvalget (MU)

Gjennom å være tillitsvalgte opp mot bispedømmet som arbeidsgiver har stiftsstyrets medlemmer ansatt i rettssubjektet Den norske kirke et særskilt ansvar for oppfølging av de tillitsvalgte i prostilagene, prostene og de ansatte på bispedømmekontoret.

For mer konkret informasjon om denne oppgaven, se også egen håndbok for MU.

Tillitsvalgtkoordinator for lokale tillitsvalgte i fellesråd

I vedtektenes § 17.1 heter det:

Stiftsstyrets medlemmer som er ansatt i fellesråd har et særlig ansvar for å koordinere og veilede lokale tillitsvalgte i fellesrådene. Et av stiftsstyrets medlemmer kan utpekes som hovedansvarlig for dette.

Spir sentralt anbefaler at alle stiftsstyrer konstituerer seg med en slik hovedansvarlig for oppfølging av de lokale tillitsvalgte i stiftets fellesråd. 

Tillitsvalgtsamling

For å formalisere koordinering og erfaringsutveksling mellom tillitsvalgte på ulike nivåer vedtok generalforsamlingen 2025 muligheten til å opprette organer kalt rådgivende tillitsvalgtsamlinger:

§ 14 Rådgivende tillitsvalgtsamlinger
Det kan etableres nasjonale og regionale organer for tillitsvalgte innen ulike sektorer. Disse kan drive erfaringsutveksling og koordinering av tillitsvalgtarbeidet i sitt område. I tillegg kan slike tillitsvalgtsamlinger opptre som rådgivende instans for overordnete tillitsvalgte og organer. 

Stiftsstyret kan etter eget ønske opprette slike tillitsvalgtsamlinger, som gir formelle rammer for møter mellom stiftets tillitsvalgte. Dette kan være både fellessamlinger på tvers av arbeidsgiverlinjene for å fremme samarbeid og informasjonsutveksling mellom tillitsvalgte hos de ulike arbeidsgiverne, eller separat per arbeidsgiverlinje.

Tillitsvalgtforum i Bård

For alle stiftsstyrene er det i Bård to underavdelinger.

• Den ene underavdelingen er allerede avsatt til MU,
• Den andre kan med fordel brukes til å gi tillitsvalgte i fellesråd et forum for å ha både formelle og uformelle møter og diskusjoner.

Se egen seksjon om Bård for råd om dette, og ta gjerne kontakt med sekretariatet for bistand.

Det er viktig at at stiftsstyret holder god kontakt med lokallagene og de lokale tillitsvalgte. Gjennom denne kontakten samles Spir som organisasjon fra det enkelte medlem til sentralt nivå.

Det er viktig at de lokale tillitsvalgte opplever at stiftsstyret er en ressurs de kan lene seg på. Det kan derfor være lurt å fordele ansvar for kontakt med lokallagene mellom medlemmene i stiftsstyret. Det vil være en god rutine om det enkelte stiftsstyremedlem minimum er i kontakt med "sine" tillitsvalgte i forkant av møter i stiftsstyrene og at dere har en post på programmet der den enkelte rapporterer fra sine lokallag.

Husk at prostemedlemmene i bispedømme også utgjør et eget lokallag som skal holdes orientert og inviteres, det samme gjelder Spirs medlemmer på bispedømmekontoret ved tillitsvalgt/kontaktperson. Det er antakelig praktisk at hovedtillitsvalgt i bispedømmet er kontaktperson for disse.

Andre måter å holde kontakt på:

• E-post til tillitsvalgte/alle medlemmer om arbeid i stiftsstyret, eventuelle møter med arbeidsgivere og annet

• Referater og orienteringer fra møter i stiftet og lokallagene bør gå begge veier. Det gjelder særlig internt Spir-arbeid, men gjerne også referat/protokoll fra kontaktmøter og andre møter med arbeidsgiverne.

  • Tenk gjennom hvordan interne referater formuleres – det er mange som kommer til å lese dem, også proster og ansatte på bispedømmekontoret. Dersom fullstendig protokoll ikke egner seg for videresending bør hovedpunktene oppsummeres i en epost. Tydeliggjør for lokallagsleder om informasjonen skal sendes videre eller ikke.

• En telefonsamtale til lokallagslederne et par ganger i semesteret
• Besøk fra stiftsstyret til lokallagene ved lokallagsmøter, fordel mellom dere
• Fellesmøter for alle tillitsvalgte og stiftsstyret - dette kan også være separate møter for de to arbeidsgiverlinjene

Lokallagslederne skal holde stiftsstyret og Spir sentralt orientert om skifte av sammensetning i styret/nyvalg av tillitsvalgte. Det er likevel lurt om stiftsstyret også sørger for å selv holde seg oppdatert om dette og gir Spir sentralt beskjed om bytte av tillitsvalgte lokalt.

Fra tid til annen vil stiftsstyreleder, hovedtillitsvalgte og tillitsvalgtkoordinator også motta e-post fra Spir sentralt til videreformidling til lokallagslederne.

Spir sentralt arrangerer fysisk og digital opplæring for tillitsvalgte i begge arbeidsgiverlinjer. Se oversikt her. 

I tillegg kan stiftsstyret med fordel samle de tillitsvalgte i et bispedømme til kurs og erfaringsutveksling. Innholdet i slike samlinger utvikles i et samarbeid mellom stiftsstyret og sekretariatet. Ta kontakt med sekretariatet når dere ønsker å planlegge slike kurs. Regionale kurs kan avholdes for hver arbeidsgiverlinje separat eller felles for begge linjer.

Alle tillitsvalgtkurs arrangert av Spir skal være kostnadsfri for tillitsvalgte. Det er en utfordring i Spir at den eksterne økonomiske støtten til tillitsvalgtopplæring for de ansatte i rettssubjektet Den norske kirke er vesentlig bedre enn for de ansatte i fellesrådene. Dette skyldes ulik innretning på de to såkalte OU-ordningene i tariffområde KA. For fellesrådsansatte går størstedelen av OU-midlene til kompetansehevende tiltak for ansatte (etter- og videreutdanning), mens i rDnk går midlene i sin helhet til tillitsvalgtopplæring. Det vil derfor ikke være økonomi til årlig regional samling for alle tillitsvalgte fra begge linjer, men vi sikter oss inn på en modell der et visst antall bispedømmer kan gjennomføre slike fellestiltak hvert år. Les mer om OU-ordningen i eget notat i mappen "Ressurser til stiftsstyrets arbeid" i Bård.

Sekretariatet stiller gjerne også med bidrag i forbindelse med et stiftsstyremøte. Det kan f.eks. være generell gjennomgang av Spirs organisasjon med fokus på stiftsstyrets arbeid, eller spesifikke tema knyttet til saker som skal tas opp med arbeidsgiverne.

Alle stiftsstyrets medlemmer får lesetilgang i Spirs medlemssystem slik at dere kan kontakte egne medlemmer og ved behov ta ut lister.

Husk at medlemskap i fagforening er personsensitiv informasjon og at medlemslister som lastes ned fra medlemssystemet skal lagres trygt, passordbeskyttes og slettes når man tar ut ny liste eller trer ut av vervet. Spørsmål om medlemsregisteret kan rettes til Jon Strøm i sekretariatet.

Er det tilsatt noen nye i bispedømmet? Sjekk gjerne om vedkommende er medlem i Spir og minn dem på å melde adresseendring og stillingsbytte til Spir sentralt. Ikke medlem? Ønsk dem velkommen til bispedømmet og oppfordre gjerne til innmelding.

Bruksanvisning for medlemsoppslag i Compendia finnes i Bård, i mappen "Dokumenter fra sekretariatet".

Hold gjerne medlemmene informert om arbeidet i stiftsstyret, ved å sende ut en epost et par ganger i semesteret. Det sikrer informasjonsflyt og bidrar til å bygge organisasjonen.

Digitale medlemsmøter om aktuelle saker kan også være aktuelt. 

Både epost og medlemsmøter kan også sendes til enkelte medlemsgrupper eller per arbeidsgiverlinje.

Husk å avklare i stiftsstyret hvem som har ansvar for kontakt med hvilke medlemsgrupper.

Når et medlem melder seg inn er det flere kontaktpunkter som er viktige for å knytte medlemmet til Spirs organisasjon og tillitsvalgte.

Dette er prosessen:

• Innmelding skjer digitalt direkte i medlemssystemet (lenke til innmeldingsskjema).
• Det genereres en automatisk bekreftelse på at innmeldingen er mottatt.
• Deretter behandles innmeldingen manuelt av den i sekretariatet som har ansvar for medlemssystemet, slik at vi er sikre på at alle nødvendige opplysninger er på plass.
• Sekretariatet sender en velkomst-e-post fra [email protected], signert generalsekretær. Dersom medlemmet inngår i medlemsgruppene diakon eller kirkelig undervisning er den respektive fagressursen i sekretariatet oppført i tillegg til generalsekretær. Eposten inneholder opplysninger som medlemsnummer, hvilket bispedømmet og stiftsstyre medlemmet er tilknyttet og kontingentsats.
• E-posten til medlemmet går også i kopi til stiftsstyreleder, dette opplyses det om i e-posten.
• Når stiftsstyreleder mottar e-posten er det ønskelig at stiftsstyreleder også skriver til medlemmet og ønsker vedkommende velkommen til bispedømmet.
  • Dette bør gjøres i en ny epost, for å unngå at for mye personinformasjon om medlemmet spres til for mange.
  • Stiftsstyreleder bør sette hovedtillitsvalgt for rDnk eller tillitsvalgtkoordinator for fellesrådssektoren i kopi, gjerne også den relevante lokallagslederen/lokal tillitsvalgt. Slik knyttes det kontakt mellom medlemmet og de tillitsvalgte som skal ivareta medlemmets interesser.
  • Hvorfor setter vi ikke lokallagsleder/lokal tillitsvalgt i kopi med en gang? Fordi det dessverre hender at lokallagene har glemt å oppdatere sekretariatet om bytte av tillitsvalgt. Ettersom medlemskap i en fagforening er en personsensitiv opplysning er det uheldig om en person som ikke lenger er tillitsvalgt får opplysninger om nye medlemmer i Spir.

Som tillitsvalgt i Spir vil du motta opplysninger om medlemmers og andre menneskers personlige forhold.

Forskjellige oppgaver gir forskjellige typer personopplysninger.

• Stiftsstyret har tilgang til medlemsregisteret over medlemmene i stiftet.
• Som bisitter får du opplysninger fra den du bistår, om vedkommende selv og ofte om andre mennesker. 
• Er du med i lokale lønnsforhandlinger får du opplysninger fra arbeidsgiver om de tilsattes navn, stilling, ansiennitet og lønnsnivå. 

Personvernlovgivningen omfatter alle personopplysninger, også opplysninger som ikke er sensitive, og det er et allment krav til begrensning av bruk og spredning, og til sletting når dataene ikke lenger brukes.

Som tillitsvalgt må du derfor forvalte disse opplysningene på en ryddig og fortrolig måte:

• Hold oversikt over informasjonen/opplysningene du mottar
• Oppbevar opplysninger fortrolig og passordbeskyttet
• Ikke del persondata med uvedkommende
• Slett opplysninger du ikke lenger har bruk for jevnlig.
• Husk at medlemskap i en fagforening er en personsensitiv opplysning.

Stiftsstyrets ansvar

Stiftsstyret har et overordnet ansvar for å legge til rette for fagutvikling og samhandling innenfor og på tvers av medlemmenes profesjoner i stiftet, jf. § 17.3:

a) [...] og fremme kollegialt samhold og faglig samarbeid innenfor og mellom profesjonsgruppene.
[...]
e) Tilrettelegge for faglig utvikling for de ulike profesjonsgruppene.
f) Tilrettelegge for tverrfaglig samhandling og fagutvikling.

Fagkomiteer og organisering av (profesjons)faglig arbeid:

Stiftsstyret har alltid et overordnet ansvar for dette arbeidet, men det kan også opprettes underordnede fagkomiteer i henhold til vedtektenes § 22 og § 17.5:

§ 22: Stiftsstyret kan opprette fagkomitéer regionalt jf. § 17.5 for hver profesjon eller tverrfaglig. Fagkomitéene er rådgivende organer for stiftsstyret. De vil også ivareta profesjonenes interesser lokalt og regionalt, særlig gjennom fagsamlinger og annen fagutvikling.

Der det er hensiktsmessig, kan det opprettes fagkomitéer også lokalt. 

§ 17.5: Det kan opprettes regionale fagkomitéer for den enkelte profesjon eller på tvers av profesjoner. Medlemmer i en slik fagkomité velges av aktuell medlemsgruppe gjennom elektronisk valg.

Som det fremgår av teksten kan det opprettes én eller flere fagkomiteer i stiftet, f.eks:

• • Én felles, tverrfaglig fagkomité som ivaretar alle stiftets medlemmer
  • To fagkomiteer, én for prester (hovedsakelig rDnk) og én for diakoni og undervisning (hovedsakelig fellesråd)
  • Tre fagkomiteer, én per profesjon

Om det skal være fagkomiteer, og hvilke en eventuelt ønsker å ha er opp til det enkelte stiftsstyre. Dette må ses i sammenheng med både medlemmenes behov og ønsker, samt stiftsstyrets kapasitet, kompetanse og interesser. Å være med i en fagkomite kan være en god måte for medlemmer å engasjere seg i Spirs arbeid på en litt annen måte enn ved et tillitsverv.

Spir sentralt anbefaler at det i de fagkomitéene som eventuelt oppnevnes er minst ett medlem fra stiftsstyret som også har hovedansvar for stiftsstyrets oppfølging av komiteen.

Der det ikke finnes fagkomiteer er det stiftsstyret selv som ivaretar fagkomiteenes funksjoner.

Spir sentralt (politisk ledelse og sekretariatet) ønsker å være orientert om hva som skjer i bispedømmene.

Vi ber derfor om at referat fra stiftsstyrets møter ferdigstilles i Bård så raskt som mulig. Sentralstyret og landsstyret har gjennomgang av alle innsendte referater siden sist på sine møter.

Om stiftsstyret gjør vedtak, drøfter saker eller har spesifikk forespørsler som trenger oppfølging fra sentralt hold må dere ta direkte kontakt med sekretariatet og politisk ledelse om dette (for eksempel saker til oppfølging eller spørsmål om deltakelse fra politisk ledelse/sekretariat på årsmøter/kurs/samlinger). Om slike forespørsler bare finnes i styrets referater er det mulig at det ikke registreres tidsnok.

Er det noe dere lurer på eller en sak dere vil drøfte? Ta gjerne en telefon til politisk ledelse eller noen i sekretariatet. Vi er her for dere!

Stiftsstyrets virksomhet finansieres av Spir sentralt. I dialog med generalsekretær planlegger dere aktivitet og får dekket utgiftene over Spirs budsjett. 

Normalt dekkes:

• Reise for medlemmer i styret til/fra møter, samlinger og kurs i Spirs regi. Som del av klima- og miljøplan for Spir er det en målsetting å redusere antall reiser, og stiftsstyret bør derfor avholde minst halvparten av sine møter digitalt. 
  • Reise til møter med arbeidsgiver dekkes av arbeidsgiver.
• Reise til årsmøte dekkes for stiftsstyret og andre som har oppgaver i forbindelse med møtet. I særskilte tilfeller kan det avtales at Spir dekker reise til årsmøte for representanter fra lokallag for å sikre at alle lokallag kan være representert. Øvrige medlemmer betaler sin egen reise.
  • Reiser og mat på reise dekkes etter faktiske kostnader. Vi benytter statens satser for kjøregodtgjørelse.
• Bevertning i forbindelse med møter i stiftsstyret etter regning.
• Bevertning i forbindelse med årsmøtet, etter nærmere avtale med generalsekretær.
• Nødvendige innkjøp for styrets arbeid, etter nærmere avtale med generalsekretær
• Utgifter til gaver ved markeringer, skifte av styremedlemmer og liknende, inkludert utgifter til gave til arbeidsgiverrepresentanter når det er naturlig, etter nærmere avtale med generalsekretær.
• Utgifter til foredragsholdere og liknende, etter nærmere avtale med generalsekretær, eller ved søknad om kollektive fagmidler
• Vår reisepolicy, samt informasjon om innsending av reiseregninger og refusjon av andre utlegg til gaver, bevertning etc finnes her. 

Klima- og miljøplan for reiser, møter, mat og andre innkjøp

Landsstyret har vedtatt Klima- og miljøplan for Spir 2025-2030, som bl.a. inneholder retningslinjer for reiser, møter, mat og andre innkjøp. Det er viktig at stiftsstyret gjør seg kjent med og følger denne, slik at dere medvirker til foreningens målsetting om å redusere vårt eget klimafotavtrykk med 30% innen 2030.

Informasjon om Spirs klima- og miljøarbeid finnes på denne siden.

Møteplan

Legg møteplan i god tid, vi anbefaler minst to møter i semesteret, et av dem kan gjerne ligge rett i forkant av landsstyremøtene der stiftsstyreleder sitter på vegne av stiftet.

Inviter gjerne AU i sentralstyret til et digitalt stiftsstyremøte, slik at de kan lytte seg inn på hva som rører seg i organisasjonen.

Arbeidsfelt

Her er forslag på noen saker stiftsstyret kan ta opp (listen er verken obligatorisk eller uttømmende!):

Saker knyttet til Spirs organisasjon:

• Hvordan går det ute i organisasjonen? Dele ansvar for kontakt med lokale tillitsvalgte/lokallagsstyrene (begge linjer) på medlemmene i styret. Ha fast runde på dette på styremøtene
• Samlinger for tillitsvalgte/lokallagsledere
• Gjennomgang av saker til Spirs landsstyremøter
• Planlegge årsmøter, herunder følge opp nominasjonskomite
• Nytt fra Spir sentralt
• Høringer fra Spir og andre

Saker knyttet til arbeidsliv:

• Aktuelle saker i medbestemmelsesutvalget som er nyttig for fellesskapet å vite om 
• Aktuelle saker fra FR-linja som er nyttig for fellesskapet å vite om
• Saker til evt møtepunkt med arbeidsgiverne

Fagarbeid:

• Fagkomite(er) – opprette, deretter rapport
• Bispedømmets fag- og tilsynssamlinger. Hvordan kan Spir bidra i planarbeidet
• Fagdager eller annet fagarbeid i regi av stiftsstyret i Spir? Til dette kan det søkes om kollektive fagmidler fra Spir.

En god måte for Spir å være en konstruktiv bidragsyter i det kirkelige arbeidslivet i bispedømmet er å etablere faste kontaktpunkter mellom stiftsstyret og arbeidsgiverne.

Samledelsen og de regionale fagdagene og stiftsdagene kan være viktige utgangspunkt for Spirs kontakt og dialog med arbeidsgiverne.

Hvordan gå fram?

• Be om møte med kirkevergelagets styre og bispedømmekontoret. 
  
  • Sammen eller hver for seg avhengig av tematikk.
• Har bispedømmet et arbeidsgiverforum?
  • Kan Spirs stiftsstyre møte dem årlig?
• Prøv å få til en fast møtesyklus, minimum årlig, gjerne halvårlig.  

Saker som kan være aktuelle for slike samtaler:

• Spir som ressurs for arbeidsgiverne
  • Tverrfaglighet og kompetansearbeid
  • Representerer medlemmer i begge linjer
  • Tillitsvalgtordninger i FR
  • Ulik medbestemmelse/påvirkning hos de ulike arbeidsgiverne, snakk om Spirs rolle
  • Kirkelig organisasjonsutvikling lokalt (prosjekter med støtte fra Kirkerådet, lokal samledelse)
• Fagsamlinger på stiftsnivå - Spir er en naturlig samarbeidspartner som ønsker å bidra på vegne av profesjonene
  • For FR i regi av biskopens tilsyn.
  • For rDnk i regi av tilsyn og arbeidsgiver